نامه رسمی انگلیسی

آشنایی با اصول نوشتن نامه رسمی انگلیسی یکی از مهارت‌هاییست که می‌تواند در موقعیت‌های مختلفی به ما کمک کند. برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی به دانشگاه، سفارت، استاد و... باید با اصول نامه نگاری انگلیسی و نحوه نوشتن نامه اداری انگلیسی آشنا باشیم.

برخلاف تصور عمومی، نوشتن نامه اداری انگلیسی یا نوشتن ایمیل انگلیسی آنقدرها هم دشوار نیست. نامه رسمی انگلیسی نکاتی ظریف دارد، که در این مطلب آنها را توضیح می‌دهیم. اگر شما نیز می‌خواهید بدانید چگونه نامه رسمی انگلیسی بنویسیم، این مطلب در مورد نحوه نوشتن نامه رسمی انگلیسی را از دست ندهید.

مراحل نوشتن نامه اداری انگلیسی

یک نامه رسمی انگلیسی که به آن نامه بیزنسی نیز گفته می‌شود، از 6 بخش اصلی تشکیل شده است:

1. آدرس در نامه رسمی انگلیسی

اولی مرحله در نوشتن نامه رسمی انگلیسی، نوشتن آدرس خودتان و گیرنده است. در اصول نامه‌نگاری انگلیسی، محل نوشتن آدرس فرستنده قسمت بالا و سمت راست نامه، و محل نوشتن آدرس گیرنده در قسمت پایین و سمت چپ نامه است. حتما به نوشتن این دو آدرس در نامه رسمی انگلیسی دقت کنید، تا فرآیند ارسال نامه و دریافت پاسخ به مشکل برنخورد.

2. تاریخ در نامه اداری انگلیسی

نوشتن تاریخ دومین مرحله مهم در نوشتن نامه اداری انگلیسی است. البته درج تاریخ در نوشتن ایمیل انگلیسی و نامه‌نگاری‌های دوستانه نیز غیرقابل چشم‌پوشی است. محل نوشتن تاریخ در نامه اداری انگلیسی قانون مشخصی نداشته، و می‌توانید آن را در قسمت‌های مختلف نامه اداری انگلیسی بنویسید. با این حال، بیشتر افراد تاریخ را در بخش پایین و راست نامه، یا سمت راست و زیر آدرس می‌نویسند.

نکته مهم در مورد تاریخ برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی این است که توصیه می‌شود به جای عدد، از حروف برای نشان دادن ماه مربوطه استفاده کنید.

3. احوالپرسی در نوشتن نامه رسمی انگلیسی

احوالپرسی یه همان Greetings را می‌توان مهمتریم مرحله در نوشتن نامه اداری انگلیسی و حتی نوشتن ایمیل انگلیسی دانست. اگر در این قسمت گیرنده نامه را با عنوان مناسب خطاب نکنید، کل متن نامه یا ایمیل شما تحت تاثیر قرار خواهد گرفت. برای نوشتن این قسمت در نامه اداری رسمی انگلیسی 2 حالت ممکن است:

1. شما گیرنده نامه رسمی انگلیسی‌ را می‌شناسید. در این حالت، شما باید نام کامل آن فرد را همراه با القاب Dr، Mr.، Mrs. و... در یک خط جداگانه بنویسید. اگر گیرنده نامه اداری انگلیسی خانم باشد و وضعیت تاهل او را ندانید، با توجه به اصول نامه‌نگاری انگلیسی باید از عنوان Ms. پیش از نام او استفاده کنید.
2. شما گیرنده نامه اداری رسمی انگلیسی را نمی‌شناسید. در این حالت شما نام گیرنده را نمی‌دانید و بایستی از عباراتی مانند Sir، Madame یا To Whom it May Concern استفاده کنید. اگر هم یک شرکت یا کمپانی را در نامه اداری رسمی انگلیسی مورد خطاب قرار می‌دهید، می‌توانید پیش از نام کمپانی از عبارت Dear استفاده کنید.

4. مقدمه در نوشتن نامه اداری انگلیسی

پس از احوالپرسی با گیرنده طبق اصول نامه‌نگاری انگلیسی، باید متن خود را در ساختاری سازمان‌یافته بنویسید. نکته مهم در نمونه یک نامه رسمی انگلیسی به دانشگاه، نمونه نامه رسمی انگلیسی به سفارت، نامه رسمی انگلیسی به استاد و... این است که تمام پاراگراف‌های شما باید هدف مشخصی داشته، و قابل حذف نباشند.

با داشتن این نکته در ذهن، اولین پاراگراف نامه اداری رسمی انگلیسی مقدمه است. در مقدمه معمولا فرد فرستنده خود را معرفی کرده، و یا با عبارات مخصوص نامه اداری رسمی انگلیسی از گیرنده تشکر می‌کند.

5. متن اصلی نامه اداری رسمی انگلیسی

همان‌طور که در نمونه یک نامه رسمی انگلیسی به دانشگاه یا نمونه نامه تجاری انگلیسی می‌توان دید، متن اصلی، بدنه اصلی یا همان Body نامه پس از مقدمه نوشته می‌شود. این قسمت در اصول نامه‌نگاری انگلیسی شامل اطلاعات اصلی نامه است، و هدف شما از نوشتن نامه را در خود دارد.

هرچند توصیه می‌شود نوشتن نامه رسمی انگلیسی در حد امکان مختصر باشد، اما در مواردی بهتر است بدنه را در دو پاراگراف نوشت. این موارد شامل اخبار بد، رد پیشنهادات و اطلاعات حساس می‌شود، که بهتر است در همان پاراگراف اول ذکر نشوند.

6. بخش پایانی در اصول نامه‌نگاری انگلیسی

بخش پایانی نیز در نوشتن نامه رسمی انگلیسی نیز بسیار مهم است. درخواست‌ها، یادآوری‌ها، پیوست‌ها و اطلاعات تماس (در صورت نیاز) در این بخش نوشته می‌شوند. در نوشتن نامه اداری انگلیسی، معمولا یک فراخوان برای اقدام در بخش انتهایی می‌آید. در مرحله آخر نیز نام کامل شما به عنوان فرستنده، همراه با عباراتی مانند Sincerely، Warm regards، و امضا (در نامه‌نگاری) درج می‌شود.

نکات نوشتن ایمیل انگلیسی

نکات بالا (به جز موارد مربوط به آدرس و امضا) برای نوشتن ایمیل انگلیسی نیز صادق هستند. در ادامه به سایر نکات نوشتن نامه اداری رسمی انگلیسی اشاره کرده‌ایم. با کمی دقت می‌توانید این نکته‌ها را در نمونه یک نامه رسمی انگلیسی به دانشگاه، نمونه نامه رسمی انگلیسی به سفارت و... ببینید.

1. در نوشتن نامه رسمی انگلیسی به استاد، شرکت‌ها و...، در انتهای عبارت‌های احوالپرسی و عبارت‌های پایانی، در انگلیس از کاما «،» و در آمریکا از کامانقطه «;» استفاده می‌شود. البته شما می‌توانید در نوشتن نامه اداری انگلیسی از هیچ‌یک استفاده نکنید.
2. از افعال و ضمایر احترامی استفاده کنید (مثلا به جای will از would استفاده کنید)؛ اما هرگز برای خودتان از we استفاده نکنید و همواره خود را I (من) خطاب کنید.
3. تا حد امکان از جملات معلوم به جای جملات مجهول استفاده کنید. سوالات و درخواست‌های خود را نیز به صورت مستقیم بیان کنید.
4. در نوشتن نامه اداری رسمی به انگلیسی به هیچ عنوان از شکل اختصاری افعال استفاده نکنید. مثلا به جای can't از cannot استفاده کنید.
5. پس از نوشتن ایمیل انگلیسی یا نامه اداری رسمی به انگلیسی، حتما آن را بازخوانی کنید و یکبار دیگر آن را با اصول نامه‌نگاری انگلیسی نطبیق دهید.
6. اگر به واسطه حرفه‌تان باید نوشتن ایمیل انگلیسی یا نوشتن نامه اداری انگلیسی را بارها انجام دهید، می‌توانید در یک کلاس نامه‌نگاری انگلیسی شرکت کنید.

عبارات رایج در نوشتن نامه رسمی انگلیسی

در ابتدای نامه اداری رسمی انگلیسی برای احوالپرسی:

• Dear Professor Lindemann
• Dear Ms. Smith
• Dear All

برای مقدمه:

• I am writing in response to…
• I am writing to tell you about…
• I am contacting you for the following reason…

برای درخواست در بدنه اصلی:

• I am interested in obtaining…
• I would be thankful if you could…
• Could you possibly tell me about…?

برای تمام کردن نامه اداری رسمی انگلیسی:

• Sincerely
• Yours Truly
• Best regards